KRA eTIMS Kenya: Duka Lako Linatakiwa Kutoa Risiti Gani Mwaka 2026?

Jumanne asubuhi, Eastleigh. Mteja anaingia dukani kwako, anachagua bidhaa za shilingi elfu arobaini kwa ajili ya kampuni yake, na kabla ya kulipa kwenye till anauliza swali moja tu: "Utanipa ankara ya eTIMS?" Unamwambia ukweli. Huna. Anaomba radhi kwa upole, anaacha mzigo pale pale kaunta, na anavuka barabara kwenda duka linaloweza kumpa. Hujaiba, hujadanganya, hujakosea hesabu yoyote. Lakini umepoteza mauzo ya wiki nzima kabla ya saa nne asubuhi.

Hilo ndilo linalowakuta wafanyabiashara wengi wa Kenya sasa hivi. Makampuni na taasisi haziwezi tena kudai gharama zao kikodi bila ankara halali, kwa hivyo zinanunua tu kwenye maduka yanayoweza kuzitoa. Mfumo unaohusika unaitwa eTIMS, kwa kirefu Electronic Tax Invoice Management System: ni utaratibu wa KRA unaotaka risiti na ankara za mauzo zitolewe kwa njia ya kielektroniki na kuthibitishwa, badala ya vitabu vya mkono. Mwongozo huu unakupitisha kwenye kila unachohitaji: nani analazimika, risiti halali inaonekanaje, VAT inaingia wapi, faini ni zipi, na wapi pa kuanzia bila kuchanganyikiwa.

eTIMS haikutokea ghafla. Kabla yake kulikuwa na TIMS, Tax Invoice Management System, mfumo uliolazimisha biashara kununua mashine maalum za ETR zilizounganishwa na KRA. Kama uliwahi kuuliza bei ya mashine hizo, unajua tatizo lilikuwa nini. Zilikuwa ghali, zilihitaji ufundi wa kuzisimika, na kwa duka dogo la mtaani hazikuwa na maana yoyote ya kibiashara. Wafanyabiashara wadogo waliachwa nje ya mfumo, si kwa sababu walikataa, bali kwa sababu mlango wenyewe ulikuwa wa bei ya juu.

eTIMS ni jibu la tatizo hilo. Lengo ni lilelile, kila mauzo yaonekane na KRA wakati halisi ili kodi ilipwe ipasavyo, lakini njia zimeongezeka na gharama imeshuka. Sasa unaweza kutoa risiti halali kupitia app kwenye simu yako, kupitia portal ya mtandaoni, au kwa kuunganisha mfumo wako wa mauzo moja kwa moja na KRA. Kisingizio cha "mashine ni ghali" kimekufa. Simu ya Android uliyo nayo mfukoni inatosha kuanza.

Hapa ndipo wafanyabiashara wengi hujikwaa. Fikra ya zamani ilisema eTIMS ni ya waliosajiliwa VAT tu, wale wakubwa wenye mahesabu na mhasibu wa kudumu. Hilo si kweli tena. Tangu mabadiliko ya mwaka 2024, KRA inataka biashara zote zitoe na kupokea ankara za eTIMS, iwe umesajiliwa VAT au la, iwe duka lako ni la vyakula, nguo au vipuri.

Sababu ya msingi ni moja, na inakugusa mfukoni moja kwa moja: gharama za biashara yako hazitakubaliwa kikodi isipokuwa zina ankara halali ya eTIMS kuzithibitisha. Ukinunua mzigo kwa muuzaji asiyekupa risiti ya eTIMS, kwa macho ya KRA ni kana kwamba haukununua chochote. Faida yako inayotozwa kodi inaonekana kubwa kuliko ilivyo halisi, na unalipa zaidi. Kwa hivyo swali sahihi si "nimesajiliwa VAT?" bali "duka langu linatoa na kudai risiti za eTIMS?" Hali ya kila biashara ina undani wake, kwa hivyo thibitisha yako na mhasibu au na KRA moja kwa moja. Lakini mwelekeo hauna ubishi: mfumo huu ni wa karibu kila mtu.

Ielewe kanuni hii vizuri, kwa sababu ndiyo inayoamua kodi utakayolipa. Kikodi, hulipi kodi kwenye mauzo yote; unalipa kwenye faida, yaani mauzo ukitoa gharama zinazokubalika. Kadiri gharama zako zinazokubalika zinavyoongezeka, ndivyo faida inayotozwa kodi inavyopungua. KRA sasa inasema wazi: gharama itakubalika tu ikiwa ina ankara ya eTIMS kutoka kwa muuzaji wako.

Chukua mfano wa duka la vyakula. Kila wiki unanunua sukari, unga na mafuta ya kupikia kwa bei ya jumla. Kama muuzaji wako wa jumla anakupa ankara za eTIMS, manunuzi hayo yote yanapunguza faida yako inayotozwa kodi. Kama anakuuzia "chini ya meza" bila risiti, wewe ndiwe utakayeumia mwisho wa mwaka, si yeye: utalipa kodi kana kwamba mzigo ule haukuwepo. Kwa hivyo eTIMS si jukumu la kutoa risiti tu. Ni jukumu la kudai risiti pia. Muuzaji wa jumla asiyeweza kukupa ankara ya eTIMS ni ghali kuliko anavyoonekana, hata kama bei yake ni nzuri. Anza kuwauliza wauzaji wako leo, kabla hesabu ya mwisho wa mwaka haijakuuliza wewe.

Risiti halali ya eTIMS ina alama zinazoitofautisha na karatasi ya kawaida ya mauzo. Ya kwanza ni taarifa za control unit, moduli inayotia sahihi ya kielektroniki kwenye kila mauzo na kuyapa nambari ya kipekee. Ya pili ni QR code, ambayo mteja au afisa wa KRA anaweza kuiskani kuthibitisha risiti ni ya kweli. Ya tatu ni KRA PIN ya biashara yako, na kama umesajiliwa VAT, risiti inaonyesha VAT ya asilimia 16 iliyotozwa. Juu ya hayo kuna mambo ya kawaida: bidhaa zilizouzwa, bei, jumla, tarehe na saa.

Linganisha na ujumbe wa M-Pesa unaosema tu "umepokea shilingi 500". Ujumbe ule unathibitisha pesa ilihama, lakini hausemi nini kiliuzwa wala kama kodi ilizingatiwa. Ndiyo maana till peke yake haitoshi kuwa kumbukumbu ya kodi. Ukipewa risiti isiyo na alama hizi, kuwa na shaka: huenda haijapita kwenye eTIMS kabisa.

Kabla ya eTIMS, app, portal au POS yoyote, unahitaji KRA PIN ya biashara. Hii ni nambari yako ya utambulisho wa kodi, na ndiyo inayounganisha kila risiti unayotoa na akaunti yako kwa KRA. Bila PIN halali, huwezi kujisajili kwenye eTIMS wala kutoa ankara inayokubalika.

Unaipata kupitia portal ya iTax ya KRA. Kama tayari una PIN yako binafsi, angalia kama muundo wa biashara yako, iwe ni ya mtu binafsi, ubia au kampuni, unahitaji usajili tofauti. Hakikisha majina na taarifa ni sahihi, kwa sababu vitaonekana kwenye kila risiti utakayotoa. Na kuna jambo moja ambalo wengi hawategemei: wateja wakubwa, hasa makampuni, watakudai KRA PIN yako kabla hata ya kufanya biashara nawe, kwa sababu wao wenyewe wanahitaji ankara halali ili kudai gharama zao. PIN yako si karatasi ya ofisini. Ni kitambulisho chako kwenye biashara rasmi, na milango mingi haifunguki bila hicho.

VAT nchini Kenya iko kwenye kiwango cha asilimia 16 kwa bidhaa na huduma nyingi, lakini si kila duka linatakiwa kuitoza. Unalazimika kujisajili kwa VAT ikiwa mauzo yako yanavuka kiwango kilichowekwa na KRA, au unaweza kujisajili kwa hiari kama biashara yako inanufaika nayo.

Ukishasajiliwa, kila risiti ya eTIMS unayotoa lazima ionyeshe VAT iliyotozwa, na unawasilisha marejesho ya VAT mara kwa mara. Faida yake ni input VAT: kodi uliyolipa kwenye manunuzi yako unaweza kuidai na kuipunguza, mradi tu una risiti za eTIMS kuzithibitisha. Unaona jinsi kila njia inavyorudi kwenye risiti zilezile.

Kama hujasajiliwa VAT, hutozi asilimia 16, lakini usidhani umeachwa nje: bado unatakiwa kutoa risiti za eTIMS kwa mauzo yako. Na kuwa makini pande zote mbili. Kutoza VAT bila kusajiliwa ni kosa, na kuendelea bila usajili wakati mauzo yako yamevuka kiwango pia ni kosa. Kaa na mhasibu wako dakika thelathini, ajue mauzo yako halisi, akuambie mahali unaposimama.

KRA haikuweka mlango mmoja. Kuna njia tatu, na kila moja ina mtu wake.

Ya kwanza ni app ya eTIMS, ikiwa na toleo jepesi linaloitwa eTIMS Lite. Inamfaa mfanyabiashara mdogo mwenye mauzo machache kwa siku, anayeweza kuingiza kila mauzo kwa mkono kwenye simu. Ya pili ni portal ya mtandaoni, unayotolea ankara kupitia kivinjari; inafaa zaidi kwa anayetoa ankara chache kubwa kuliko mauzo mengi madogo. Ya tatu, na hii ndiyo inayowahusu wenye maduka yenye shughuli, ni muunganisho wa mfumo kwa mfumo kupitia VSCU au OSCU, yaani Virtual au Online Sales Control Unit. Kwa njia hii, POS yako inauza kama kawaida na kila risiti inapelekwa KRA yenyewe, ikapata sahihi ya eTIMS bila wewe kugusa kitu kingine.

Hapa nitasema wazi. Kama duka lako linapiga mauzo hamsini au mia kwa siku, kuandika kila mauzo mara mbili, mara moja kwenye POS na tena kwenye app ya eTIMS, ni kazi isiyo na mwisho, na siku utakayochoka ndiyo siku kumbukumbu zitakapoanza kupishana. Kwa duka lenye shughuli, muunganisho wa moja kwa moja si anasa. Ni njia pekee inayodumu.

Mama Njeri ana duka la vyakula Kayole. Kwa miaka mingi, biashara yake ilikuwa daftari, kalamu na till ya M-Pesa, na ilimtosha. Kisha mteja wa kampuni akaja kununua mzigo wa jumla, akadai ankara ya eTIMS, na Njeri hakuwa na jibu. Mauzo yale yakaenda duka la jirani.

Wiki hiyo hiyo aliamua kubadilika. Alithibitisha KRA PIN yake kwenye iTax, akachagua mfumo wa POS unaoweka rekodi ya kila mauzo, na akaanza kudai risiti za eTIMS kwa muuzaji wake wa jumla, ambaye kumbe alikuwa nazo tayari kwa wateja wanaoziomba. Miezi mitatu baadaye hesabu inajieleza yenyewe. Mteja yule wa kampuni amerudi na wenzake wawili, gharama zake za manunuzi zinakubalika kikodi kwa sababu zina ankara, na kwa mara ya kwanza anajua bidhaa gani zinamlipa na saa gani duka lina msongamano. Kilichomwingiza kwenye mfumo kilikuwa hofu ya kupoteza mteja. Kilichomfanya abaki ni kwamba biashara yake sasa inasomeka kama kitabu kilicho wazi.

KRA haichukulii risiti kwa mzaha. Kutokutoa risiti sahihi ya eTIMS, kutoa risiti bandia, au kuendesha biashara bila usajili unaostahili kunaweza kukuletea faini pamoja na riba juu ya kodi ambayo haikulipwa. Hizo ni adhabu za moja kwa moja.

Kuna gharama ya pili, isiyoandikwa kwenye barua yoyote: gharama zako zisizo na ankara za eTIMS zinakataliwa, faida yako ya kikodi inavimba, na unalipa kodi juu ya pesa ambayo kwa kweli haikuwa faida. Na kuna ya tatu, ukaguzi. Biashara yenye kumbukumbu duni ikikaguliwa hujikuta ikieleza mapato na matumizi bila ushahidi, na mazungumzo yale huwa magumu na marefu. Ukaguzi mmoja mgumu au faini moja nzito inaweza kugharimu zaidi ya miaka ya kutumia mfumo mzuri wa kumbukumbu. Hesabu hiyo haihitaji mhasibu: kutoa risiti sahihi tangu siku ya kwanza ni bei nafuu kuliko kila mbadala wake.

Si kila mfumo wa mauzo unaelewa Kenya. POS za kimataifa, zilizotengenezwa kwa masoko ya Ulaya na Marekani, mara nyingi hazina muunganisho wa eTIMS, kwa sababu waliozitengeneza hawajawahi kusikia habari zake; utajikuta unaandika mauzo tena kwenye app ya eTIMS kila jioni. Mashine rahisi za risiti nazo hutoa karatasi, lakini karatasi ya mauzo si ankara ya eTIMS, na nyingi hazitunzi kumbukumbu za stoki wala ripoti utakazohitaji siku ya ukaguzi.

Kwa hivyo kabla ya kulipia mfumo wowote, uliza maswali haya, na usikubali majibu ya kuzunguka. Je, mfumo huu unaunganishwa na eTIMS ya KRA, kupitia VSCU au OSCU? Je, unafanya kazi mtandao ukikatika? Je, unaweka rekodi ya kila mauzo, kwa njia ya malipo na kwa mfanyakazi aliyeuza? Muuzaji anayejibu kwa uwazi ndiye wa kufanya naye kazi. Na neno la uaminifu: mfumo wowote unaojitangaza "eTIMS kamili" bila kukuonyesha uthibitisho unastahili shaka ileile unayoipa risiti isiyo na QR code.

Kila mfanyabiashara wa Kenya anajua hali hii: umeme unaenda, signal inapotea, na mteja amesimama mbele yako akisubiri. Mfumo wa mauzo unaotegemea intaneti kila dakika ni mfumo utakaokusimamisha siku isiyofaa. Ndiyo maana uwezo wa kufanya kazi bila mtandao ni jambo la kwanza la kuangalia, kabla ya kipengele kingine chochote cha kupendeza.

digabloPos imejengwa kwa mtazamo huo. Ni POS ya Android inayorekodi kila mauzo kwenye kifaa chenyewe, nini kiliuzwa, kwa bei gani, kwa taslimu au M-Pesa, na kwa mfanyakazi yupi, kisha inasawazisha na wingu mtandao unaporudi, bila kupoteza kitu. Inaendeshwa kwenye simu ya Android ya kawaida, inasimamia stoki na kukuonya bidhaa zinapoisha, na inakuletea ripoti za kila siku. Kuhusu eTIMS mahususi, ushauri ni uleule tuliousema kwa kila mfumo: uliza timu ya digabloPos hali ya muunganisho kwa soko la Kenya kabla ya kuutegemea kwa utii wa moja kwa moja. Kumbukumbu safi ndiyo msingi wa kila kitu; muunganisho ni jambo la kuthibitisha kwa maandishi.

Ukishakuwa na mfanyakazi zaidi ya mmoja, swali la "nani aliuza hii?" linakuwa la kila siku. Daftari haliwezi kulijibu, na till ya M-Pesa inaonyesha pesa iliingia, si nani aliyeipokea wala kwa mauzo gani.

Mfumo mzuri wa POS unampa kila mfanyakazi PIN yake. Kila mauzo, kila punguzo na kila kughairi kunabeba jina la mtu. Unaweza kuweka mipaka: mfanyakazi wa kawaida anauza, lakini hawezi kufuta mauzo wala kubadilisha bei bila ruhusa yako. Hii inalinda pesa yako, na kwa kweli inawalinda pia wafanyakazi wako waaminifu, kwa sababu tuhuma haziangukii kila mtu tena.

Kwa upande wa kodi, thamani yake ni hii: kumbukumbu zako zinakuwa kamili. Hakuna mauzo yanayopotea kimya kimya, hakuna risiti iliyosahaulika bila mtu wa kuulizwa. Siku ya ukaguzi, historia inayoonyesha nani alifanya nini si karatasi ya ziada. Ni tofauti kati ya maelezo ya dakika kumi na maelezo ya siku tatu.

Usisubiri barua ya KRA ikutafute. Hatua hizi zinachukua wiki moja, na nyingi ni za dakika chache tu.

Jumatatu, thibitisha KRA PIN ya biashara yako kwenye iTax, au anza usajili kama huna. Jumanne, kaa na mhasibu au piga hesabu ya mauzo yako ya mwaka, ujue kama unastahili usajili wa VAT au la. Jumatano, chagua njia yako ya eTIMS: app ya eTIMS Lite kama mauzo yako ni machache, muunganisho wa mfumo kwa mfumo kama duka lako lina shughuli nyingi. Alhamisi, wapigie wauzaji wako wa jumla na uwaulize swali moja: mnatoa ankara za eTIMS? Wasiotoa, anza kuwatafutia mbadala, kwa sababu kila mzigo usio na ankara ni kodi ya ziada kwako. Ijumaa, jisajili kwenye eTIMS kupitia njia uliyochagua, na kuanzia hapo toa risiti kwa kila mauzo, hata madogo.

Kama unataka msingi wa kumbukumbu kabla ya yote hayo, digabloPos ni bure kuanza: pakua, ingiza bidhaa zako, na uanze kurekodi kila mauzo leo. Mfumo huu hauendi popote, na aliyejiandaa mapema ndiye anayelala usingizi mzuri msimu wa marejesho.