Faida za POS inayofanya kazi bila intaneti kwa duka na mgahawa wako

Ni Jumamosi jioni, saa ya wateja wengi. Kaunta yako imezungukwa, kila mtu ana haraka, na ghafla alama ya mtandao inapotea kwenye tablet. POS inaonyesha gurudumu linalozunguka. Muuzaji anabonyeza tena. Hakuna kinachotokea. Foleni haisogei, mteja wa tatu anaweka bidhaa zake chini na kutoka, na wewe unasimama pale ukijua kwamba kila dakika inayopita ni fedha inayotoka mlangoni.

Tukio hili si la kufikirika. Linatokea kila wiki katika maduka na migahawa ya Dar es Salaam, Mwanza, Nairobi na Mombasa. Na linaamua swali moja unalopaswa kuuliza kabla ya kulipia mfumo wowote wa mauzo: POS hii inafanya kazi bila intaneti, au inasimama pale mtandao unaposimama?

Mgao wa umeme haupangi ratiba na wewe. TANESCO inakata bila taarifa, mnara wa simu unazimika mvua kubwa ikinyesha, na bando lako linaweza kuisha katikati ya mchana wenye shughuli. Ndani ya Dar es Salaam au Nairobi hali ni afadhali kidogo, lakini nenda Dodoma, Kigoma, Kisumu au Nakuru, na utawakuta wafanyabiashara waliozoea kufanya kazi nusu ya siku bila mtandao wa maana. Msimu wa mvua unaongeza matatizo yake juu ya hayo.

Mifumo mingi ya POS inajengwa Ulaya au Marekani, ambako intaneti ni kama maji ya bomba: ipo tu, muda wote. Mifumo hiyo ikifika huku inakwama. Si kwa sababu ni mibaya, bali kwa sababu haikujengwa kwa mazingira yetu. Mfumo unaofaa Afrika Mashariki lazima uanze na swali la msingi: kitatokea nini saa ambayo mtandao haupo? Kama jibu ni kusubiri urudi, huo si mfumo wa biashara ya huku.

Neno linasikika la kiufundi, lakini wazo lake ni rahisi. Mfumo wa kawaida wa cloud unatuma kila kitendo kwenye seva ya mbali: unabonyeza bidhaa, ombi linasafiri, jibu linarudi, ndipo mauzo yanakamilika. Mtandao ukikatika, mnyororo huo unakatika pia, na kazi inasimama.

Mfumo wa offline-first unageuza mpangilio. Kila mauzo, kila risiti na kila badiliko la stoki linaandikwa kwanza kwenye simu au tablet yako. Kifaa chako ndicho kinachobeba biashara, si seva iliyo mbali. Mtandao unapopatikana, mfumo unapandisha nakala kwenye wingu na kuvuta masasisho, kimya kimya, bila wewe kubonyeza chochote. Ukiwa na mtandao unapata faida za wingu. Ukikosa, hupotezi lolote. Hiyo ndiyo tofauti nzima, na kwa biashara ya huku ni tofauti inayolipa kila siku.

Rudi kwenye ile Jumamosi. Kwa mfumo wa offline-first, alama ya mtandao ikipotea hakuna anayegundua. Muuzaji anaendelea kubonyeza bidhaa, mteja analipa, risiti inatoka, stoki inapungua kwenye rekodi. Kifaa hakijui wala hakijali kwamba mtandao haupo, kwa sababu hakikuwa kikiutegemea tangu mwanzo.

Fanya hesabu ndogo. Kama duka lako linahudumia wateja kumi kwa saa nyakati za jioni, na mtandao ukakatika kwa masaa mawili, mfumo unaohitaji intaneti unakugharimu mauzo ishirini yasiyorudi. Matukio mawili au matatu ya namna hiyo kwa mwezi, na hasara inazidi ada ya mwaka mzima ya mfumo wowote unaouzwa sokoni. Uwezo wa kuuza offline si kipengele cha ziada kwenye orodha. Ndio kipengele chenyewe.

Kwenye mgahawa tatizo ni kubwa zaidi, kwa sababu kila kitu kinakwenda kwa mtiririko: oda inachukuliwa mezani, inafika jikoni, chakula kinatoka, bili inafungwa. Mtandao ukikatika katikati ya mtiririko huo, meza zinasubiri, jikoni inachanganyikiwa, na wateja wenye njaa hawana subira ya maelezo yako.

Mfumo unaofanya kazi kwenye kifaa chenyewe unaendeleza mzunguko mzima bila kusita: oda zinapokelewa, bili zinatolewa, hesabu ya siku inabaki sahihi. Generator inashughulikia taa na friji. POS ya offline-first inajishughulikia yenyewe.

Kukatika kabisa si adui pekee. Mtandao wa mistari miwili, unaokatikakatika, mara nyingi ni mbaya zaidi, kwa sababu mfumo wa cloud unajaribu, unasubiri, unashindwa, kisha unajaribu tena. Mauzo yaliyopaswa kuchukua sekunde mbili yanachukua kumi na tano. Kwa mteja mmoja hujali. Kwa foleni ya watu kumi wanaosubiri kulipa, ucheleweshaji unajilimbikiza na unaonekana wazi kwenye nyuso zao.

Mfumo unaofanya kazi kwenye kifaa haujali ubora wa mtandao. Kubonyeza bidhaa ni papo hapo, kufunga mauzo ni papo hapo, siku ya mtandao mzuri na siku ya mtandao mbovu sawasawa. Wateja wako wanaona huduma ya haraka. Hawajui, wala hawahitaji kujua, kinachoendelea nyuma ya kaunta.

Hofu ya kwanza ya kila mfanyabiashara ni kupoteza rekodi. Ni hofu ya haki: mauzo ya wiki yakitoweka, huwezi kujua faida yako, stoki yako, wala kama kuna fedha imepotea njiani.

Mpangilio wa offline-first unakupa tabaka mbili za usalama. Kwanza, kila rekodi inaandikwa kwenye kifaa chako sekunde ile mauzo yanapofanyika. Mtandao ukikatika kwa saa nzima au siku nzima, rekodi zipo, kamili, mahali ulipo. Pili, mtandao unaporudi, nakala inapanda kwenye wingu. Simu ikiibiwa au kuvunjika, unaingia kwenye kifaa kingine na biashara yako inakurudia kutoka kwenye nakala hiyo. Kifaa kinakupa uhakika wa kila siku. Wingu linakupa bima ya siku mbaya.

Hapa ndipo mifumo iliyojengwa vizuri inajitofautisha na ya kubahatisha. Mtandao unaporudi baada ya masaa ya kukatika, mfumo unapaswa kupandisha rekodi zote za offline kwenye wingu wenyewe, bila kitufe cha kupakia wala ukumbusho wa kukumbuka. Kama una vifaa zaidi ya kimoja, tablet ya kaunta na simu yako ya mfukoni kwa mfano, vyote vinapaswa kuoana: mauzo ya tablet yanaonekana kwenye simu, na badiliko la bei ulilofanya kwenye simu linafika kwenye tablet.

Kuna undani mmoja wa kiufundi unaostahili kuulizwa kabla ya kununua: vifaa viwili vikiuza offline kwa wakati mmoja, mfumo unapatanishaje rekodi zao bila kupoteza mauzo ya upande wowote? digabloPos imejengwa kuzunguka swali hilo tangu mwanzo: kila mauzo ya offline yana alama yake ya kipekee, na hakuna rekodi inayofutwa na nyingine wakati wa kupatanisha. Muuzaji anayeshindwa kulijibu swali hilo kwa uwazi anakuambia kitu muhimu kuhusu mfumo wake.

Kuna faida ya kimya ambayo watu wachache wanaitaja: gharama ya data. Mfumo wa cloud unaogusa seva kwa kila kitendo unakula bando mchana kutwa, kila siku, kila mwezi. Mfumo wa offline-first unahitaji mtandao kwa dakika chache tu za kupatanisha, na kiasi cha data kinachotumika ni kidogo mno ukilinganisha.

Kwa vitendo, unaweza kuendesha duka kwa bando la kawaida la wiki, au hata kupatanisha jioni tu ukikutana na WiFi. Shilingi elfu chache unazookoa kila mwezi si utajiri, lakini kwa duka dogo au mgahawa unaoanza ni tofauti kati ya mfumo unaojilipia na mfumo unaogeuka mzigo mwingine wa gharama.

Si kila biashara ina ukuta na paa la kudumu. Unauza nguo Kariakoo leo na kwenye mnada wa mkoani kesho. Una kibanda cha chakula kinachofuata matamasha na sherehe. Una duka la kudumu lakini unapeleka meza ya ziada nje wakati wa sikukuu. Katika mazingira hayo yote, kutegemea WiFi ya mahali ulipo ni ndoto.

POS inayoishi kwenye kifaa chako inakwenda popote wewe unapokwenda. Unauza sokoni asubuhi bila mtandao wowote, unarudi mjini jioni, na rekodi za siku nzima zinapatanishwa zenyewe simu inapopata mtandao. Hesabu yako inabaki moja, kamili, bila kujali ulipouzia. Uhuru huo unakuruhusu kufuata wateja walipo badala ya kusubiri waje walipo mtandao.

Siku ya kawaida, malipo yanaingia kwa njia tatu au nne: fedha taslimu, M-Pesa, Tigo Pesa, Airtel Money. Kenya ni M-Pesa karibu kila mahali. Mwisho wa siku unahitaji kujua kila njia imeingiza kiasi gani, kwa sababu ndivyo unavyogundua tatizo mapema: fedha ya droo isiyolingana na rekodi, au muamala wa simu uliorekodiwa kama umelipwa lakini haukufika kwenye akaunti yako.

Mfumo mzuri unarekodi njia ya malipo hata ukiwa offline, na unakupa jumla ya kila njia peke yake unapofunga siku. Unalinganisha droo na rekodi ya taslimu, kisha taarifa ya simu ya biashara na rekodi ya mobile money. Tofauti yoyote inaonekana jioni hiyo hiyo badala ya kujificha ndani ya jumla ya mwezi.

Jambo moja la kiufundi la kukumbuka: uthibitisho wa malipo ya M-Pesa unapita kwenye mtandao wa simu ya mteja, si kwenye WiFi ya duka lako. POS inarekodi mauzo na njia ya malipo offline. Ujumbe wa muamala unafuata njia yake ya kawaida ya mtandao wa simu.

Tanzania kuna mfumo wa risiti za kielektroniki wa TRA (VFD), na Kenya kuna eTIMS ya KRA. Taratibu hizi za kodi zina masharti yake, na baadhi zinahitaji muunganisho ili risiti rasmi ithibitishwe. Hilo si kosa la POS yako. Ni utaratibu wa mamlaka za mapato.

Unachopaswa kufanya ni kuuliza kwa uwazi: mtandao ukikatika, mteja wangu anapata risiti? Rekodi za kodi zinapatanishwa vipi mtandao unaporudi? Mfumo uliojengwa vizuri unatoa risiti ya mauzo papo hapo, unahifadhi rekodi kamili kwenye kifaa, na unamaliza upande wa mamlaka mara muunganisho unapopatikana. Jibu linalozunguka zunguka hapa ni ishara ya matatizo yatakayokuja baadaye, wakati mkaguzi amesimama mbele yako.

Kama huwepo dukani muda wote, unahitaji kujua nani amefanya nini. Mfumo wa offline-first uliojengwa vizuri unampa kila mfanyakazi PIN yake, na PIN hiyo inafanya kazi kwenye kifaa bila mtandao. Kila mauzo, kila punguzo na kila kufuta kunabeba jina la aliyefanya, hata kama intaneti ilikuwa imekatika mchana mzima.

Ruhusa nazo hazipotei: muuzaji anauza, lakini kufuta mauzo au kubadilisha bei kunahitaji meneja. Siku ambayo hesabu haitalingana, unafungua rekodi badala ya kushuku kila mtu aliyeshika droo. Hiyo inalinda fedha yako, na inawalinda pia wafanyakazi wako waaminifu dhidi ya tuhuma za jumla.

Makala za kuuza bidhaa mara nyingi zinaficha mipaka. Hebu tuiweke wazi hapa. Kwanza, usajili wa mwanzo na kupakua katalogi yako vinahitaji mtandao; huwezi kuanzisha mfumo mpya ukiwa airplane mode. Pili, kama una matawi mawili, meneja wa tawi la pili ataona mauzo ya tawi la kwanza baada ya sync, si sekunde ile ile yanapofanyika. Tatu, uthibitisho wa muamala wa mobile money unategemea mitandao ya simu, jambo lililo nje ya uwezo wa POS yoyote duniani.

Hakuna hata moja kati ya hayo linalokuzuia kuuza. Lakini muuzaji anayekuahidi kwamba kila kitu kinafanya kazi offline, bila mpaka wowote, anakudanganya. Chagua mfumo unaokwambia ukweli kuhusu mipaka yake, kwa sababu huo ndio utakaokwambia ukweli siku ya tatizo.

Kuna dhana kwamba mfumo unaofanya kazi offline lazima uwe ghali zaidi, kwa sababu unafanya zaidi. Uhalisia ni kinyume. Mifumo mikubwa ya kimataifa ya cloud ndiyo inayotoza dola ishirini hadi arobaini kwa mwezi, kabla hujauza chochote, na bado inasimama mtandao ukikatika. Kwa duka dogo au mgahawa wa meza kumi, ada ya kiwango hicho haina mantiki yoyote.

Njia salama ni kuanza na mfumo usio na malipo ya awali, kuupima kwenye biashara yako halisi kwa wiki mbili au tatu, kisha kulipia moduli za ziada pale tu unapoona zinakuletea kitu. Fedha yako ya kwanza iende kwenye power bank na printa, si kwenye ada ya mwezi ya mfumo ambao bado haujathibitisha thamani yake kwako.

Huhitaji uwekezaji mkubwa kuanza. Simu ya Android au tablet ya bei ya kawaida inatosha, na kwa wengi ni kifaa kilichopo mfukoni tayari. Ongeza printa ndogo ya risiti kama wateja wako wanataka karatasi mkononi; printa za Bluetooth zinapatikana kwa bei nzuri Kariakoo au River Road. Scanner ya barcode ina maana kama una bidhaa nyingi za pakiti zinazofanana. Droo ya fedha inasubiri hadi mauzo yako ya taslimu yaistahili.

Kitu kimoja usichopaswa kusahau: chaji. Power bank ya uhakika inagharimu kidogo na inahakikisha mgao wa umeme hausimamishi kifaa chenyewe. Mfumo unaweza kuishi bila mtandao. Hauwezi kuishi bila betri.

Usiamini maelezo ya mtu yeyote, yakiwemo haya unayosoma sasa. Fanya jaribio mwenyewe, ni la bure na la dakika tano. Pakua mfumo unaoufikiria, digabloPos au mwingine wowote. Weka bidhaa tano za majaribio. Kisha washa airplane mode kwenye kifaa, uza bidhaa mbili, toa risiti, funga mauzo ya siku. Zima airplane mode na uangalie kama rekodi zimefika kwenye wingu zenyewe, bila wewe kubonyeza chochote.

Kama hatua yoyote ilikwama, umepata jibu lako kabla ya kupoteza shilingi moja. Kama zote zilipita, malizia kwa maswali matatu kwa muuzaji: nikikaa offline siku mbili mfululizo, napoteza nini? Vifaa vyangu viwili vikiuza offline kwa wakati mmoja, mnaunganishaje rekodi zao? Risiti za kodi zinashughulikiwa vipi mtandao ukiwa haupo? Majibu ya wazi kwa maswali hayo matatu yanakuambia zaidi kuliko orodha yoyote ya vipengele kwenye tovuti. Duka lako linafunguliwa kila siku. Chagua mfumo unaofunguka nalo, mtandao uwepo usiwepo.