Jinsi ya kusimamia deni la wateja dukani bila kupoteza pesa

Mwenye duka la vyakula Kariobangi alifungua kitabu chake cha deni mwanzoni mwa mwaka. Jumla ya madeni: KES 61,000. Stoki yote iliyokuwa dukani: KES 85,000. Yaani zaidi ya nusu ya mtaji wake ilikuwa mikononi mwa wateja. Madeni matatu yalikuwa ya miezi minne iliyopita, na majina mawili hakuwa anayakumbuka hata kidogo.

Hali hii ni ya kawaida sana. Maduka madogo yanafanya karibu asilimia 70 ya mauzo ya rejareja Afrika Mashariki, na wengi wa wenye maduka hutoa deni kwa wateja wa karibu. Deni lenyewe si kosa. Deni lisilo na kanuni, lisiloandikwa vizuri, na lisilofuatiliwa, hilo linamaliza maduka zaidi kuliko wizi wa stoki.

Makala hii inakuonyesha jinsi ya kuendelea kutoa deni na bado kulala usingizi: kanuni za kuweka kabla ya kutoa, njia ya kurekodi inayofanya kazi kweli, na jinsi ya kukumbusha mteja bila kuvunja uhusiano wenu.

Usijisikie vibaya kwa kutoa deni. Mteja anayejua kwamba dukani kwako anaweza kupata unga siku ya Jumatano na kulipa siku ya Ijumaa, ni mteja ambaye hatakwenda kwa duka lingine. Deni ndiyo sababu kubwa ya uaminifu kwenye biashara ya rejareja ya mtaa, na maduka yanayokataa kabisa kutoa deni mara nyingi yanapoteza wateja wa kudumu.

Lakini deni ni mkopo, na mkopo unahitaji masharti. Benki haitoi pesa bila kujua utalipa lini na kiasi gani. Wewe unatoa unga, sukari na mafuta bila tarehe, bila kikomo, bila kumbukumbu nzuri, na mara nyingi bila kujua jumla unayodaiwa. Tofauti kati ya duka linalonawiri na duka linalofungwa mara nyingi ni hii moja: nani anajua jumla ya madeni yake leo asubuhi.

Swali si kama utoe deni au usitoe. Swali ni kwa nani, kiasi gani, kwa muda gani, na unalirekodi wapi.

Hesabu moja inabadilisha mtazamo. Ukiwa na KES 61,000 ya madeni, hiyo si hasara, ni pesa yako iliyolala. Lakini pesa iliyolala inakugharimu kwa njia tatu.

Moja, hainunui stoki. Ungeweza kununua mifuko ya unga, kuiuza, na kupata faida. Kwa duka linalopata faida ya asilimia 15 na kuzungusha stoki yake mara mbili kwa mwezi, KES 61,000 iliyolala ni faida ya karibu KES 18,000 kwa mwezi ambayo hupati. Hilo ni kodi ya duka kwa miezi kadhaa.

Mbili, inakulazimisha kukopa. Wenye maduka wengi wanadaiwa na wateja wao na wakati huohuo wanakopa kwa msambazaji au kwa simu kwa riba. Unakopa kwa riba ili kufidia pesa uliyotoa bure.

Tatu, baadhi yake haitarudi kamwe. Deni la miezi sita halilipiki kwa kiwango kilekile cha deni la wiki moja. Kadiri deni linapozeeka, nafasi ya kulipwa inapungua. Kwa hivyo kipimo muhimu si jumla ya deni, ni umri wake.

Weka kanuni hizi kwa maandishi, na mwambie kila mfanyakazi aliye kwenye kaunta. Kanuni ambayo iko kichwani mwako tu haitafuatwa na mtu mwingine.

Nani: ni wateja wanaojulikana tu, wa mtaa, waliokuwa wanalipa vizuri hapo awali. Mteja mpya asiyefahamika hapati deni, hata siku ya kwanza akichukua kidogo. Hii si ubaguzi, ni biashara.

Kiasi gani: weka kikomo kwa kila mteja, na kisizidi kile anachoweza kulipa kwa mshahara mmoja. Mtu anayepata KES 15,000 kwa mwezi hapaswi kudaiwa KES 12,000. Ukimpa zaidi ya uwezo wake, hujamsaidia, umempoteza kama mteja.

Kwa muda gani: tarehe wazi. "Nitalipa nikipata" si tarehe. "Tarehe 5" ni tarehe. Deni la duka la mtaa linapaswa kuwa la siku 7 hadi 30, likifuata siku ya mshahara ya mteja.

Nini: vyakula vya msingi na vitu vya kawaida, ndiyo. Vitu vya gharama kubwa, vinywaji, au vitu vya anasa, hapana. Deni la bia hulipwa mwisho kabisa, na mara nyingi halilipwi.

Imeandikwa wapi: kila deni linarekodiwa papo hapo, mbele ya mteja, na mteja anaona kiasi. Deni ambalo mteja hakuona linaandikwa ni mgogoro unaokuja.

Usitoe kikomo kimoja kwa kila mtu. Panga wateja wako kwa makundi, na ushikilie makundi hayo.

Safu ya mwisho ni muhimu kuliko zote, na ndiyo inayopuuzwa zaidi. Mteja anayedaiwa deni la zamani akiendelea kupata deni jipya, hajalipa deni, amepewa deni kubwa zaidi. Hii ndiyo njia ya kawaida ya kufika kwa deni la KES 20,000 kutoka kwa mteja mmoja, na ni makosa ya mwenye duka, si ya mteja.

Kitabu cha deni ni bora kuliko kutokurekodi kabisa, na kila mwenye duka anajua hilo. Lakini kina matatizo manne ambayo hayaonekani hadi yanakugharimu.

Hakikupe jumla. Ili kujua unadaiwa kiasi gani leo, unapaswa kupiga hesabu ya kurasa zote kwa mkono, na hilo halifanyiki. Kwa hivyo hujui namba yako muhimu zaidi.

Hakikuambie umri wa deni. Deni la wiki moja na deni la miezi mitano yanaonekana sawa kwenye ukurasa. Lakini moja ni pesa inayokuja, lingine ni hasara ambayo hujakiri bado.

Kinapotea na kinachanika. Kitabu kinamwagiwa maji, kinapotea, kurasa zinatolewa. Hapo deni lote linalolindwa na kurasa hizo limekwisha.

Kinaleta mgogoro. Mwandiko usioeleweka, tarehe isiyowekwa, mteja anayesema alilipa na wewe husemi hapana kwa uhakika. Mara nyingi unakubali kupoteza pesa ili kuepuka ugomvi, na hiyo ni hasara halisi.

Suluhisho si kitabu kizuri zaidi. Suluhisho ni kurekodi deni mahali ambapo mauzo yanarekodiwa, yaani kwenye mfumo wa POS wa duka lako, ili deni na mauzo yawe hesabu moja.

Mfumo mzuri wa POS unakuwezesha kufunga mauzo kwa jina la mteja badala ya pesa taslimu. Hiyo inabadilisha vitu vinne mara moja.

Unapata jumla papo hapo. Asubuhi unafungua simu yako na unaona jumla unayodaiwa, mteja kwa mteja, bila kupiga hesabu. Hiyo ni namba ambayo wenye maduka wengi hawaijui kabisa.

Unapata orodha ya umri wa deni. Mfumo unakuambia nani amechelewa siku 7, nani siku 30, nani siku 90. Hapo unajua nani kumkumbusha leo, badala ya kukumbusha kila mtu au kutokumkumbusha mtu.

Stoki inapungua kwa usahihi. Ukitoa unga kwa deni na kurekodi kama deni, stoki yako inapungua na hesabu ya stoki inabaki sahihi. Ukisahau kurekodi, mfumo unakuambia stoki ipo na kwenye rafu hamna, na hapo unaanza kushuku wizi ambao haupo.

Malipo ya sehemu yanarekodiwa. Mteja anayeleta KES 1,000 kwa deni la KES 3,000 anarekodiwa, na baki inajulikana kwa usahihi. Hapo mgogoro unakwisha, kwa sababu nyote wawili mnaona namba ileile.

Kitu kimoja cha kuangalia: mfumo unapaswa kufanya kazi hata bila intaneti. Dukani mtandao unakatika, na POS inayoendelea kufanya kazi bila intaneti inarekodi deni na kusawazisha baadaye. Mfumo unaohitaji mtandao wa kila wakati unakufanya urudie kitabu siku ambayo mtandao umekatika, na hapo kumbukumbu zinachanganyika.

Hofu kubwa ya mwenye duka ni hii: nikimdai mteja, atakwenda duka lingine. Hofu hii inaeleweka, lakini inasahau kwamba mteja asiyelipa si mteja, ni hasara inayotembea.

Kanuni ya kwanza: kumbusha mapema na kwa upole. Ujumbe wa siku ya tarehe, kabla ya kuchelewa, ni ukumbusho. Ujumbe wa mwezi wa tatu ni mgogoro. Kadiri unavyokumbusha mapema, ndivyo inavyokuwa rahisi kwa pande zote mbili.

Kanuni ya pili: usimdai mbele ya wateja wengine. Kumwaibisha mteja mbele ya watu ndiyo njia ya haraka ya kumpoteza na kupoteza deni lako pia. Ongea naye peke yake, au mtumie ujumbe kwenye simu.

Kanuni ya tatu: namba, si lawama. "Mama Joy, salamu. Deni lako ni KES 2,400, tarehe ilikuwa tarehe 5. Unaweza kutuma M-Pesa kwa namba ya till au kupita dukani." Ujumbe wa aina hii unalipwa mara nyingi zaidi kuliko ujumbe wa hisia, kwa sababu unampa mteja kitu rahisi cha kufanya.

Kanuni ya nne: rahisisha malipo. Mteja anayeweza kulipa kwa M-Pesa akiwa njiani analipa mapema kuliko mteja anayepaswa kupita dukani na pesa taslimu. Kumbuka kwamba till ya Lipa na M-Pesa inapokea pesa lakini haihesabu deni lako, kwa hivyo malipo yanayoingia yanapaswa kurekodiwa kwenye mfumo wako, vinginevyo mteja atalipa na deni libaki kwenye orodha.

Kanuni ya tano: panga malipo ya awamu. Mteja aliyechelewa sana mara nyingi hawezi kulipa jumla yote, na anaogopa kuja dukani. Mpango wa KES 500 kwa wiki unalipwa. Kudai KES 6,000 mara moja hakulipwi, na mteja anapotea.

Kila duka lina madeni ya zamani. Ngazi hizi zinafanya kazi, na zinapaswa kufuatwa kwa mpangilio.

Anza kwa kujua jumla na umri. Panga madeni yote kwa umri: chini ya siku 30, siku 30 hadi 60, siku 60 hadi 90, zaidi ya siku 90. Hapa ndipo picha halisi inaonekana, na mara nyingi inatisha kidogo.

Kwa madeni ya chini ya siku 60, kumbusha kwa ujumbe na tarehe mpya moja. Madeni haya mengi yanalipwa.

Kwa madeni ya siku 60 hadi 90, ongea na mteja kwa simu au ukutane naye. Panga awamu. Weka maandishi mafupi: kiasi, awamu, tarehe. Hakuna deni jipya hadi mpango huu ukamilike.

Kwa madeni ya zaidi ya siku 90, uamuzi wa busara ni huu: kubali kwamba sehemu kubwa haitarudi, pokea chochote kinachoweza kupatikana, na funga mlango wa deni jipya kwa mteja huyo. Kuendelea kutumia muda wako wote kwa deni la miezi sita ni kupoteza mara mbili: pesa na muda.

Kwa deni kubwa la kibiashara, hati rahisi iliyosainiwa na mashahidi inasaidia. Kwa deni la unga wa KES 800, kesi haifai. Jua tofauti, na usitumie nguvu zaidi ya thamani ya deni.

Kuna madeni ambayo, kwa uzoefu wa maduka ya mtaa, hayalipwi kwa kiwango cha kutosha kuhalalisha hatari.

Deni la mteja mpya, siku ya kwanza, bila kujulikana na mtu wa mtaa. Deni la vinywaji vya kilevi. Deni lisilo na tarehe. Deni kwa mteja ambaye tayari anadaiwa na wewe. Deni linalozidi kikomo kilichowekwa kwa sababu mteja "ni mtu mzuri". Na deni ambalo mfanyakazi wako ametoa bila ruhusa yako.

La mwisho linahitaji msisitizo. Mfanyakazi anayeweza kutoa deni bila kikomo ni hatari kubwa kuliko mteja yeyote, kwa sababu anaweza kutoa deni kwa marafiki wake au kurekodi mauzo kama deni la mtu ambaye hajui. Weka ruhusa: ni wewe tu, au ni kikomo kidogo kinachojulikana, na kila deni linaonekana kwenye mfumo kwa jina la aliyelitoa.

Kwa uwazi: digabloPos ni mfumo wa POS, si benki na si mkopeshaji. Lakini inafanya kitu ambacho kitabu hakiwezi kufanya. Unafunga mauzo kwa jina la mteja, stoki inapungua kwa usahihi, na unaona jumla ya madeni na umri wake kwenye simu yako wakati wowote.

Inafanya kazi bila intaneti, kwa hivyo deni linarekodiwa hata siku ambayo mtandao umekatika, na linasawazisha lenyewe baadaye. Inatenganisha pesa taslimu, M-Pesa na deni, kwa hivyo hesabu ya jioni inalingana na pesa iliyopo mkononi. Na inaanza bure kwenye simu ya Android unayokuwa nayo, kwa hivyo unaweza kujaribu kwa wiki moja bila kutumia shilingi.

Isipokuwa: kama unataka mfumo wa mikopo wenye riba, hesabu za kiuhasibu kamili na ripoti za benki, utahitaji mfumo mzito zaidi. Kwa duka la mtaa linalotaka kujua anadaiwa nani, kiasi gani, na kwa muda gani, hii inatosha.

Siku ya kwanza: piga hesabu ya jumla ya madeni yako yote, na ipange kwa umri. Hii inachukua saa moja na mara nyingi inashtua. Namba hiyo ni mtaji wako uliolala.

Siku ya pili: andika kanuni zako tano kwenye karatasi moja na iweke kwenye kaunta. Nani, kiasi gani, kwa muda gani, nini, na wapi inaandikwa. Mwambie kila mfanyakazi.

Siku ya tatu: tuma ujumbe wa upole kwa madeni yote ya chini ya siku 60, na namba na tarehe mpya moja.

Siku ya nne: ongea na wadeni wa siku 60 hadi 90 na panga awamu. Funga deni jipya kwa wote wanaodaiwa deni la zamani.

Siku ya tano: anza kurekodi deni jipya kwenye mfumo badala ya kitabu, ili mwezi ujao usiwe unapiga hesabu ya kurasa kwa mkono tena.

Duka linalojua jumla ya madeni yake kila asubuhi halipotezi mtaji kwa kimyakimya. Ukifanya hivi, hutaacha kutoa deni, na hiyo ni jambo jema kwa wateja wako. Utaacha tu kutoa deni ambalo hujui.